1С:Документооборот — Настройка бизнес-процессов
Ниже размещен сценарий видеоролика о модуле «Корпоративные процессы», который вы можете посмотреть здесь
Сегодня мы покажем вам небольшой видеоролик о создании бизнес-процессов в «1С:Документооборот КОРП» с помощью новой подсистемы «Корпоративные процессы».
Откроем подсистему «Корпоративные процессы».
Корпоративные процессы создаются и редактируются в обычном пользовательском режиме без программировния. Проектирование процессов происходит в справочнике «Виды процессов». Далее, на основании этого справочника создаются и запускаются на исполнение экземпляры процессов.
Экземпляры процессов порождают задачи и выполняют другие действия по маршруту выполнения бизнес-процесса.
Перейдем к проектированию нового вида бизнес-процесса. Создадим новый элемент справочника. В данном ролике мы будем создавать достаточно простой процесс, назовем его «Оплата счета».
В маршруте бизнес-процесса можно использовать точки различных видов.
Для выдачи задач используется точка с типом «Действие».
Откроем точку «Действия» — мы видим, можно настроить список пользователей, установить текст задания и настроить прочие параметры.
Установим наименование «Уточните срок поставки и сумму счета», в качестве исполнителя выберем одного сотрудника — Великанову.
Запишем и закроем точку.
На закладке «Параметры процесса» установим предмет — входящий документ, его необходимо будет заполнить в нашей точке действия.
Установим название «Счет поставщика».
В нашем примере бизнес-процесс будет анализировать сумму счета и если она меньше 100 тысяч рублей, процесс пойдет по одной ветви, если больше по другой.
Вернемся к схеме маршрута бизнес-процесса, добавим точку «Условие» и ещё одну точку «Действие».
Соединим их с точкой «Завершение».
Обратите внимание, настройка бизнес-процессов выполняется без программирования, в пользовательском режиме.
Откроем точку «Условие». Установим наименование «Сумма счета больше 100 тысяч ?». Мы можем установить проверку условия по значением реквизитов нашего предмета. Но, мы сейчас рассмотрим дополнительную возможность, предоставляемую модулем «Корпоративные процессы».
Установим тип «Проверка значений переменных».
Вернемся в наш вид процесса и перейдем на закладку «Переменные». Добавим две переменные «Сумма счета» и «Срок поставки». Теперь мы можем использовать эти переменные во всех точках процесса.
Откроем точку «Условия» и отредактируем тип условия «Проверка значений переменных». Укажем что сумма счета должна быть больше 100 тысяч. В таком случае маршрут пойдет по ветви «Да», иначе по ветви «Нет».
Теперь откроем первую точку «Действие» и на закладке «Переменные» укажем необходимость заполнения двух переменных исполнителем этой задачи.
Настройка выполняется на закладке «Переменные». Отметим здесь флажок «Обязательная».
Теперь перейдем к точке действия по ветви «Нет». Установим её наименование. Пусть это будет «Простая оплата». Исполнителем в данной точке будет главный бухгалтер — Зеленец.
Давайте теперь определим, какие действия будут выполнятся при прохождении по ветви «Нет». Тут сумма счета больше 100 тысяч и мы планируем запускать отдельный подчиненный бизнес-процесс для согласования такого счета.
Добавим точку «Вложенный процесс». Мы можем указать корпоративный процесс также созданный с помощью визуального редактора, а можем указать один из типовых процессов «1С:Документооборот КОРП».
Давайте выберем шаблон типового процесса «Согласование» с наименованием «Согласование заявки на расходование средств». Также отметим флажок «Останавливать текущий процесс до окончания подпроцесса». Теперь, если процесс пойдет по ветви «Да» он автоматически запустит подроцесс согласования заявки и будет ждать его выполнения. Установим наименование «Согласование заявки».
Когда подпроцесс будет выполнен управление вернется в наш процесс и, если бы мы разместили другие точки в этой ветви процесс начал бы их выполнение. В нашем же кратком примере процесс перейдет к точке «Завершение» и корпоративный бизнес-процесс будет завершен.
Запишем наш вид процесса и создадим на его основе экземпляр бизнес-процесса.
Создадим новый экземпляр нажав на кнопку «Создать экземпляр процесса»
Установим его наименование — «Согласование оплаты счета» и отправим процесс на исполнение нажав кнопку «Старт».
Давайте теперь посмотрим его схему. Мы видим, что процесс начал выполнятся и перешел к первой точке «Действие» с названием » Уточните срок поставки и сумму счета» — данная точка выделена желтым на схеме. В этой точке были созданы задачи пользователям. Перейдем на закладку «Задачи сотрудников», здесь видно выданные процессом задачи для исполнителей.
Закроем экземпляр процесса и закроем вид процесса.
Перейдем в общий список задач программы «1С:Документооборот». Для этого откроем подсистему «Совместная работа» и выберем пункт «Все задачи».
Так же можно открыть список задач исполнителей и из подсистемы «Управление процессами».
Мы видим, что задачи, созданные «Корпоративным процессом» (построенным в визуальном редакторе) размещаются вместе с остальными задачами, соответственно, нам будут доступны все средства анализа задач системы «1С:Документооборот КОРП».
Теперь откроем систему от лица сотрудника Великанова.
Все задачи, созданные в настроенным нами маршруте бизнес-процесса также отображаются в разделе «Начальная страница» системы «1С:Документооборот», в подразделах «Задачи мне» или «Задачи отдела».
Откроем список задач сотрудника. Мы видим задачу из корпоративного процесса «Оплата счетов».
Откроем задачу уточнения срока и суммы.
Попробуем выполнить. Система не принимает результат, так как не заполнены обязательные реквизиты.
Заполним переменные процесса, установим сумму счета меньше 100 тысяч, например 45 тысяч. Установим дату поставки например, 16 ноября 2015 года
Также укажем счет поставщика и выполним задачу исполнителя.
Вернемся к нашему экземпляру процесса через список «Корпоративные процессы».
Посмотрим на схему процесса, мы наглядно видим, что процесс прошел дальше — ко второй точке.
Откроем процесс.
Посмотрим журнал процесса, мы видим, что все действия аккуратно протоколируются.
С корпоративными бизнес-процессами можно выполнять те же действия, что и с обычными процессами программы «1С:Документооборот» в том числе можно настраивать их повторение, устанавливать подписку на события и выполнять прочие действия.
Все эти действия доступны через пункт меню «Ещё» списка корпоративных процессов.
Например, можно поставить наш бизнес-процесс на контроль, в таком случае он будет отображаться на начальной странице пользователя в разделе «Контроль».
Давайте снова откроем вид процесса.
Обратите внимание на возможность настроить формы процессов и задач без программирования. Например, для полного соответствия целям автоматизации бизнес-процесса предприятия, вы можете полностью изменить название кнопок форм бизнес-процессов, переопределить названия закладок или скрыть не нужные элементы.
Мы с вами рассмотрели создание и настройку нового вида бизнес-процесса, запуск его исполнение и работу пользователей с его задачами.
При необходимости вы можете сами создавать, изменять и настраивать бизнес-процессы в «1С:Документооборот» без внесения изменений в «Конфигураторе» и привлечения программистов. Это просто и действительно удобно.
Дополнительной возможностью подсистемы «Корпоративные процессы» является возможность создавать библиотеку бизнес-процессов и обмениваться настроенными видами процессов с помощью xml-файлов. Каждый вид бизнес-процесса можно выгрузить в файл и в последующем загрузить из файла в другой базе данных.
Планируется размещение библиотеки общедоступных бизнес-процессов на нашем сайте.
Рассмотрим другие возможности по проектированию процессов в подсистеме «Корпоративные процессы».
Давайте теперь откроем вид процесса «Закупка оборудования». Данный вид процессам мы создали ранее и вы можете найти его в демонстрационной базе нашего продукта.
В данном виде процесса есть точка выбора оборудования. Это точка с типом «Выбор варианта». В отличие от точки «Условие» в такой точке можно определить выбор среди нескольких ветвей маршрута.
Откроем точку выбора варианта. В ней можно реализовать выбор по «Условиям маршрутизации», по произвольной программной функции или, как в нашем случае, по значениям переменных процесса.
В нашем процессе существует переменная «Тип оборудования» у неё может быть три значения. Каждому значению мы определили свою ветвь маршрута.
Например, если переменной «Тип оборудования» будет присвоено значение «Промышленное», то процесс пойдет к ветви «Подготовка основного склада».
В данном процесс также реализована настройка экранных форм задач и процессов.
Перейдем на закладку «Параметры процесса». В нижней части указана настройка «Процесс оборудования». Давайте откроем её. Мы видим, что в ней мы переопределили названия некоторых закладок формы процесса и названия кнопок.
Например, стандартная кнопка «Старт» теперь называется «Начать закупку». Вернемся к общей схеме закупки оборудования.
Все рассмотренные нами возможности реализуются без изменения программного кода программы «1С:Документооборот КОРП«.
Мы увидели, что создание новых процессов выполняется в пользовательском режиме быстро и эффективно.
В демонстрационной версии продукта вы можете найти рассмотренные возможности, а также дополнительный функционал продукта.
Источник
Основы бизнес-процессов в 1С:Документооборот 2.1
1. Основы бизнес-процессов
Бизнес-процесс являет собой последовательность определенных действий сотрудников компании, где выполнение задачи одним пользователем инициирует создание задачи другому пользователю. Автоматизация такой цепочки при помощи программы 1С:Документооборот 2.1 упорядочивает работу и приводит к ускорению выполнения конечной задачи.
Бизнес-процессы 1С:Документооборот призваны регламентировать процедуру обработки документов, состоящую из последовательных действий над документами; автоматизировать назначение сотрудников компании в качестве ответственных за определенный этап прохождения документа; упростить контроль за ходом работ, согласованием и принятием решений.
В связи с этим, в программе предусмотрены бизнес-процессы следующих видов:
- Исполнение — документ направляется на исполнение одному или нескольким пользователям с одновременным контролем.
- Рассмотрение – входящий или внутренний исходящий документ направляется на рассмотрение ответственному лицу.
- Ознакомление – применяется для рассылки входящего или внутреннего исходящего документа, файла на ознакомление одному или нескольким пользователям.
- Регистрация – применяется для отправки входящего или внутреннего исходящего документа секретарю с целью присвоения регистрационного номера.
- Согласование – применяется для отправки всех типов документов и файлов на согласование ответственным лицам.
- Утверждение/Подписание – применяется для отправки внутреннего, исходящего документа на утверждение к ответственному лицу.
- Обработка входящего документа – применяется для автоматизации полного цикла обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Обработка исходящего документа — применяется для автоматизации полного цикла обработки исходящего документа – согласование, утверждение/подписание, регистрация.
- Обработка внутреннего документа — применяется для автоматизации полного цикла обработки внутреннего, исходящего документа – согласование, утверждение/подписание, регистрация, рассмотрение, исполнение или ознакомление, перемещение в дело.
- Комплексный процесс — позволяет настроить маршрут обработки документа в свободной форме, состоящий из разных этапов.
В 1С:Документооборот бизнес-процессы состоят из одной или нескольких задач, которые связаны между собой, и не могут существовать без процесса. В качестве ответственных по задаче могут назначаться конкретные пользователи, роли или пользователи, определяемые автоподстановками.
Программой предусмотрены возможности: принимать задачи к исполнению; делегировать другому пользователю, в результате чего она автоматически попадает на рабочий стол к новому исполнителю; отменить выполнение, но при условии, что процесс не перешел на следующий шаг; отправлять уведомления исполнителям задач о возникновении новой задачи письмом на электронную почту, либо SMS-сообщением, либо всплывающим окном в программе; вести учет трудозатрат на выполнение задачи; создавать дополнительные вопросы сотрудникам по задаче.
2. Блок-схема бизнес-процесса
Для каждого бизнес-процесса 1C:Документооборот создается карточка, из которой вызывается блок-схема, где отражено выполнение этапов бизнес-процесса, что позволяет автору процесса в любой момент определить, на каком этапе находится выполнение, кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто — нет.
Пример блок-схемы бизнес-процесса «Согласование»
Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа.
Для каждого из видов бизнес-процесса можно настроить шаблон, применяемый для сохранения повторяющихся маршрутов процессов.
Шаблон бизнес-процесса содержит следующие сведения:
· Условия запуска и другие.
Исполнители задачи определяются именно в рамках действия в процессе, путём выбора среди конкретных пользователей, ролей, автоподстановок.
При выполнении настройки шаблонов процессов исполнения, согласования, ознакомления и комплексных процессов допустимо использовать условия маршрутизации с целью установки ответственных исполнителей для процессов Исполнение и Согласование или для определения готовности к запуску этапа комплексного процесса.
Настройка шаблона комплексных процессов возможна как списком действий, так и графической схемой.
В карточке вида документа может указываться перечень подчиненных шаблонов бизнес-процессов с возможностью их автоматического запуска при создании новых процессов на основании документов этого вида. Если на определенный вид документа приходится несколько шаблонов бизнес-процессов, тогда пользователь может выбрать из списка рекомендованных.
Бизнес-процессы 1С:Документооборот могут создаваться тремя способами:
— с нуля – когда не требуется привязка к данным программы;
— на основании предмета – когда требуется привязка к документам, файлам или контрагентам;
— как подчиненная задача – когда требуется детализировать работу, но не менять предмет основной задачи.
При любом из способов создания процесса вызывается помощник создания для выбора подходящего шаблона бизнес-процессов. В помощнике отображаются только те шаблоны, доступ к которым имеет текущий пользователь.
В 1С:Документооборот 2.1 предусмотрена возможность вносить изменения (сроки, описание, исполнитель) в незавершенные задачи, при условии изменения полей в карточке подчиненного незавершенного процесса.
Перед стартом процесса происходит проверка на наличие прав у исполнителей на выполнение задач по данному процессу. Если же прав окажется недостаточно, то автор процесса получит соответствующее уведомление.
При необходимости, если задача еще не исполнена, есть возможность исключить ее из процесса, путем удаления исполнителя из процесса, что приведет к пометке на удаление задачи данного исполнителя и присвоения ей статуса Исключена из процесса. Такие задачи не выводятся в отчетах и списках задач.
3. Как использовать Мониторинг процессов?
Также в программе при работе с процессами есть возможность временно остановить процесс с его дальнейшим продолжением, либо прервать вовсе, если он был запущен по ошибке, либо не актуален на текущий момент. Прерванный процесс возобновлению не подлежит. Участники прерванных и остановленных задач не видят их в своем перечне Задачи мне.
Допускается настройка отложенного старта процесса, который будет влиять на расчет срока процесса.
Все предметы, используемые в процессах, могут быть основными или вспомогательными, т.е. те, которые меняют свое состояние при выполнении процессов, или — нет. Все предметы и файлы, внесенные в процесс вручную, становятся вспомогательными автоматически. Но к процессам Исполнение и Согласование и комплексным еще есть возможность добавить Заполняемый предмет, который нужно обязательно внести исполнителю перед завершением задачи.
При организации работы с бизнес-процессами может возникать потребность в проведении их анализа для определения уровня эффективности, необходимости внести изменения и прочее. В 1С:Документооборот 2.1 можно использовать «Мониторинг процессов».
Основными показателями отслеживания служат время просрочки, количество активных процессов, просроченных процессов, процент успешно/неуспешно завершенных процессов, среднее число циклов, среднее количество участников, средние трудозатраты и прочие.
Если использовать мониторинг процессов, можно автоматически отслеживать изменение этих показателей и уведомлять пользователей по почте, если показатель достигает пиковых значений.
Кроме предложенных показателей, есть возможность создать новый.
Нужно учитывать, что Мониторинг процессов только наблюдает за изменением конкретных показателей целей процессов во времени. Для углубленного анализа, например, для загруженности сотрудника служат отчеты (о трудовой и исполнительской дисциплине и т. д.).
Таким образом, реализация бизнес-процессов и их мониторинг в 1С:Документооборот 2.1 обеспечивают:
■ Отслеживание исполнения процессов по заданным показателям.
■ Выявление возможных проблем.
■ Анализ данных и принятие управленческих решений по оптимизации процессов.
■ Оценку текущей ситуации по настроенным шаблонам процессов.
Источник